Tramitación de Herencias

Si estás leyendo este artículo probablemente acabes de perder a alguien cercano o lleves semanas dando vueltas a un cajón lleno de papeles que no sabes ni por dónde abrir. Después de muchos años de ejercicio profesional habiendo intervenido en cientos de sucesiones me he decidido a contarte cómo se tramita una herencia desde el primer trámite hasta la inscripción registral, con un lenguaje sencillo y comprensible, por si te puede servir de ayuda en estos difíciles momentos.

Pues bien, vamos a tratar de explicarte el camino entero sin que te ahogues en tecnicismos. No tomes este texto como un consejo específico para tu caso, sino como una guía general. Como siempre te recordamos que estamos a tu entera disposición para ayudarte y estaremos encantados de ser tus abogados en la herencia que vas a tramitar.

Cuáles son los pasos para tramitar una herencia desde el inicio

Cómo obtener el certificado de defunción y la documentación inicial

El primer trámite, el que abre todos los demás, es el certificado de defunción. Sin ese papel no puedes hacer absolutamente nada. Te lo expide el Registro Civil del lugar donde se produjo el fallecimiento y, dependiendo del registro, lo tienes en pocos días o lo recibes por correo en una semana.

Mi consejo es que pidas siempre varias copias literales, no solo una. Te van a hacer falta para el banco, para Hacienda, para la compañía de seguros, para el notario y para el registro de la propiedad. Si pides una sola copia, vas a tener que volver al Registro Civil cada dos por tres y vas a perder dos semanas de plazos por una tontería.

Hace tiempo tuve una consulta de una clienta de cincuenta y dos años cuya madre había fallecido en Albacete. Pidió una sola copia del certificado, se vino a Madrid pensando que ya lo tenía todo, y al final tuvimos que parar tres semanas a recopilar copias literales por correo. Pese a que le insistí en pedir cinco copias el primer día, no lo entendió. Resumen: lo que tarda no es el juzgado ni el notario, lo que tarda es lo que no traes hecho desde el principio.

Cómo solicitar el certificado de últimas voluntades ante el Ministerio de Justicia

Una vez tienes el certificado de defunción en la mano, el siguiente paso es pedir el certificado de últimas voluntades. Este documento te dice si el fallecido otorgó testamento y, en caso afirmativo, ante qué notario. Sin él no sabes ni si hay testamento ni dónde buscarlo.

El trámite se hace con el modelo 790 código 006, que puedes presentar de forma presencial en cualquier Gerencia del Ministerio de Justicia, en una oficina del Registro Civil o por internet con certificado digital. Cuesta poco más de tres euros. Ten en cuenta que este certificado solo se expide pasados quince días hábiles desde la fecha del fallecimiento, antes no te lo dan.

Es decir, los primeros quince días los dedicas a otras cosas: certificado de defunción, comunicación al banco, traslado del cuerpo si es necesario, y a partir del día dieciséis hábil ya puedes pedir las últimas voluntades. Si el certificado dice que hay testamento, el siguiente paso es ir al notario que lo custodia y pedir copia autorizada. Si dice que no hay testamento, te toca abrir un acta de declaración de herederos.

Cómo verificar la existencia de testamento

Cuando el certificado de últimas voluntades indica que el fallecido sí otorgó testamento, te aparecen el nombre del notario y la fecha exacta de otorgamiento. Con esos datos te diriges a la notaría correspondiente y solicitas una copia autorizada. La notaría te entrega el documento en cuestión de días, casi siempre sin mayor demora.

El testamento es la pieza central del expediente porque te dice quiénes son los herederos, qué bienes concretos van a cada uno y si el fallecido dejó alguna instrucción especial sobre legados, sustituciones o contadores-partidores. A partir de ahí, la herencia camina por una vía u otra.

Si el certificado te confirma que no existe testamento, la sucesión es la denominada "sucesión intestada" o "abintestato". Dicho en lenguaje entendible, es la que reparte la ley cuando el fallecido no dejó nada escrito. En ese caso, hay que tramitar una declaración de herederos ante notario, siempre que los herederos sean descendientes, ascendientes o cónyuge. Si los llamados son colaterales (hermanos, sobrinos, primos), el procedimiento se sigue igualmente ante notario desde la reforma de 2015.

Qué documentación necesitas para tramitar la herencia

Los tres certificados imprescindibles

La columna vertebral del expediente sucesorio son tres certificados que tienes que reunir sí o sí: el certificado de defunción, el certificado de últimas voluntades y el certificado de seguros con cobertura de fallecimiento. Los tres se piden en organismos distintos pero forman un trío inseparable.

El certificado de seguros con cobertura de fallecimiento te lo expide también el Ministerio de Justicia y tiene una utilidad enorme que mucha gente desconoce: te dice si el fallecido tenía contratado algún seguro de vida del que tú podrías ser beneficiario sin saberlo. He visto familias que descubrieron pólizas de cuarenta o cincuenta mil euros que el fallecido nunca había mencionado. Pídelo siempre, tarda quince días desde el fallecimiento igual que las últimas voluntades y cuesta lo mismo.

Ten en cuenta que sin estos tres certificados no puedes acudir al notario, no puedes liquidar el Impuesto de Sucesiones y, por supuesto, no puedes inscribir nada en el registro. Son los cimientos del expediente. Si quieres ahorrarte vueltas, pídelos los tres a la vez una vez transcurridos los quince días hábiles.

Documentos del testamento o de la declaración de herederos

Según lo que diga el certificado de últimas voluntades, la documentación cambia. Si hay testamento, lo que necesitas es la copia autorizada que te entrega la notaría donde se otorgó. Esa copia es la que sirve para tramitar la herencia, no las simples copias informativas que a veces pide la familia para leerlo en casa.

Si no hay testamento, te toca el acta notarial de declaración de herederos abintestato. Para abrirla, el notario te va a pedir certificados de nacimiento de cada uno de los herederos, certificado de matrimonio del fallecido si procede, libro de familia, dos testigos que conozcan al causante y la documentación que acredite los lazos de parentesco. Con todo eso, el notario instruye un acta que tras un plazo de espera de veinte días pasa a tener plena validez.

Es decir, si hay testamento el camino es más corto. Si no lo hay, hay que reconstruir documentalmente la familia ante el notario. En cualquiera de los dos casos, el siguiente paso es el mismo: aceptar la herencia y partirla.

Acreditación de los bienes del causante

Aquí es donde la cosa se complica si el patrimonio es variado. Hay que reconstruir el inventario completo de lo que el fallecido tenía a la fecha de su muerte: inmuebles, cuentas bancarias, fondos de inversión, acciones, vehículos, joyas, derechos de cobro pendientes y, ojo a esto, también las deudas. Sí, las deudas heredan igual que los bienes.

Para los inmuebles necesitas una nota simple actualizada de cada finca, que se pide en el Registro de la Propiedad correspondiente. La nota simple te dice quién figura como titular registral, qué cargas tiene la finca (hipotecas, embargos, servidumbres) y la descripción exacta del bien. Cuesta unos nueve euros por finca y se pide por internet en la sede electrónica del Colegio de Registradores.

Para las cuentas bancarias hay que pedir a cada entidad un certificado de saldos a fecha de fallecimiento. Es un certificado bancario formal, no un extracto cualquiera, y muchas oficinas tardan dos o tres semanas en emitirlo. A efectos prácticos, si el fallecido tenía cuentas en cuatro entidades distintas, prepárate para esperar y para insistir.

Una clienta de mi despacho heredó hace dos años a un padre con cuentas en seis bancos diferentes y dos pisos en distintas comunidades autónomas. Empezó el trámite tres meses tarde porque no quería molestar a la familia. Cuando llegó al notario, ya había pasado el plazo voluntario del Impuesto de Sucesiones y la prórroga, y tuvo que pagar recargo del veinte por ciento más intereses de demora. Resumen: lo que pague el más despistado no lo paga la herencia, lo pagas tú con tu propio dinero.

Cómo tramitar la herencia ante notario y qué papel juega

La aceptación de la herencia mediante escritura notarial

La aceptación es el acto jurídico por el que tú, como heredero, dices formalmente "yo acepto lo que me corresponde de la herencia de mi padre, mi madre, mi tío o quien sea". A partir de ese momento, los bienes del fallecido pasan a ser tuyos. Y también las deudas.

La aceptación se formaliza en escritura pública ante notario, que es el profesional encargado de comprobar que toda la documentación está en regla, que los herederos comparecen voluntariamente y que el reparto se hace conforme a lo que dijo el testamento o, en su defecto, conforme a la ley. El notario no es un mero fedatario que firma papeles: es la primera barrera de seguridad jurídica del expediente.

Recuerda que existen dos modalidades muy distintas de aceptar: aceptación pura y simple, en la que respondes de las deudas del fallecido incluso con tu patrimonio personal si los bienes heredados no llegan, y aceptación a beneficio de inventario, en la que respondes solo hasta donde alcance la herencia. La diferencia entre ambas es enorme cuando el difunto deja deudas que no conoces.

El proceso de adjudicación de herencia ante notario

Aceptar la herencia y adjudicar los bienes son dos cosas que normalmente se hacen en la misma escritura. La adjudicación es el reparto concreto: qué inmueble se queda cada heredero, cómo se dividen las cuentas bancarias, quién se queda con el coche y quién con las joyas. Si los herederos están de acuerdo, todo se hace en una sola firma ante notario.

Cuando hay varios herederos, el notario coordina las voluntades de todos y deja constancia escrita de lo que han pactado. La escritura recoge el inventario detallado, el avalúo de cada bien, el cálculo de las cuotas y la adjudicación final. Lo importante es que esa escritura es el título que después llevarás al Registro de la Propiedad para inscribir los inmuebles a tu nombre.

Ten en cuenta que si los herederos no se ponen de acuerdo, el notario no puede partir la herencia por ellos. En ese caso hay que acudir a la figura del contador-partidor dativo, que se nombra ante notario o ante el juez a instancia de herederos que representen al menos el cincuenta por ciento del haber hereditario, o bien iniciar una división judicial de herencia, que es un procedimiento más lento, más caro y donde nadie sale ganando.

Los plazos reales de los trámites notariales

Mucha gente cree que existe un plazo perentorio de quince días para hacerlo todo. No es exactamente así. Los quince días hábiles se refieren al certificado de últimas voluntades y al certificado de seguros, que son los dos certificados que el Ministerio de Justicia no expide antes de ese plazo. Para la aceptación de la herencia ante notario no hay un plazo legal estricto.

El plazo que sí debe preocuparte es el del Impuesto de Sucesiones y Donaciones: seis meses desde el fallecimiento, prorrogables otros seis si solicitas la prórroga durante los primeros cinco meses. Si te pasas de esos plazos sin presentar la autoliquidación, te aplican recargo y, si sigues sin presentar, intereses de demora.

Mi experiencia me dice que lo razonable es cerrar la aceptación notarial entre el tercer y el quinto mes desde el fallecimiento. Antes del tercer mes a veces no tienes toda la documentación lista. Después del quinto mes empiezas a apretar contra el plazo fiscal y eso siempre genera nervios y errores.

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Qué implica aceptar la herencia y liquidar impuestos

Aceptar la herencia pura y simple o a beneficio de inventario

Esta es una de las decisiones más importantes que vas a tomar y, sin embargo, muchos clientes la firman sin enterarse del todo. La aceptación pura y simple significa que tú, heredero, te conviertes en sucesor universal del fallecido: heredas sus bienes, sus derechos y también sus obligaciones. Si el difunto debía cien mil euros y solo tenía bienes por treinta mil, tú respondes de los setenta mil restantes con tu propio dinero.

La aceptación a beneficio de inventario, en cambio, te protege. Limita tu responsabilidad al valor de los bienes heredados. Si los bienes valen treinta mil y las deudas son cien mil, tú entregas los treinta mil y los acreedores se aguantan con el resto. Tu patrimonio personal queda intacto.

El precio de esta protección es un trámite adicional: hay que formar inventario detallado en escritura pública, notificar a los acreedores y dejar pasar el plazo legal antes de cerrar la aceptación. Yo siempre recomiendo esta modalidad cuando el fallecido tenía actividad empresarial, deudas conocidas, inmuebles hipotecados o cualquier indicio de pasivo no transparente. Vas a perder un par de meses extra, sí, pero te ahorras el riesgo de heredar una ruina.

También existe la opción de repudiar la herencia, es decir, renunciar formalmente a ella. La renuncia se hace ante notario, no admite condiciones ni reservas, y una vez firmada es irrevocable. Si renuncias, la cuota que te correspondía pasa a los siguientes llamados (tus hijos por derecho de representación, o el resto de coherederos si no los tienes).

La liquidación del Impuesto de Sucesiones y Donaciones

El Impuesto de Sucesiones y Donaciones, conocido por las siglas ISD, es el tributo que grava lo que recibes por herencia. Lo gestiona cada Comunidad Autónoma y, por eso, las reglas no son las mismas en Madrid que en Cataluña, en Asturias o en Andalucía. La diferencia entre comunidades puede ser brutal: en algunas, una herencia entre padres e hijos paga prácticamente cero; en otras, paga decenas de miles de euros.

En la Comunidad de Madrid, los herederos del Grupo I (descendientes menores de veintiún años) y del Grupo II (descendientes mayores, cónyuge y ascendientes) disfrutan de una bonificación del noventa y nueve por ciento sobre la cuota tributaria. Es decir, si la liquidación da cinco mil euros, pagas cincuenta. Esa bonificación es la que ha convertido a Madrid en un destino fiscal habitual en sucesiones de cierto valor.

Ten en cuenta que la bonificación de Madrid no es automática: hay que solicitarla expresamente en la autoliquidación, presentar el modelo 650 con su anexo correspondiente y aportar la documentación que acredite el parentesco. Si te equivocas en el modelo o presentas tarde, pierdes la bonificación. He visto liquidaciones rechazadas por errores tontos en el modelo, y la diferencia entre una autoliquidación correcta y una mal hecha en la Comunidad de Madrid puede ser de varios miles de euros sobre el mismo caudal.

El plazo para presentar el modelo 650 es de seis meses desde el fallecimiento, ampliables otros seis si pides la prórroga durante los cinco primeros meses. La prórroga no te exime de pagar intereses, pero sí evita el recargo por presentación extemporánea. Pídela siempre que veas que no llegas, no es un trámite agresivo y se concede sin discusión.

Otras consecuencias fiscales de la herencia

Además del ISD, recibir una herencia puede generar otras obligaciones tributarias que conviene tener mapeadas desde el principio. La más conocida es la plusvalía municipal, técnicamente Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana. Se devenga cuando heredas un inmueble urbano y grava el incremento del valor del suelo desde la última transmisión hasta el fallecimiento.

Cada ayuntamiento tiene sus propias bonificaciones para sucesiones. En Madrid capital, por ejemplo, hay reducción del noventa y cinco por ciento en la plusvalía cuando se hereda la vivienda habitual del causante por descendientes, ascendientes o cónyuge, siempre que la mantengas durante un determinado periodo. Pregunta en el ayuntamiento o pide informe a tu abogado antes de presentar el modelo, porque las reglas locales cambian.

También tienes que tener presente que el fallecido sigue teniendo obligaciones de IRPF correspondientes al ejercicio en que falleció. Esa declaración la presentan los herederos, no la persona fallecida, y hay que hacerla dentro del plazo ordinario del IRPF del año correspondiente. A partir del momento de la adjudicación, los bienes heredados generan rendimientos que tributan en el IRPF de cada heredero según su cuota.

Cómo cerrar la tramitación en el Registro de la Propiedad

La inscripción de la adjudicación en el registro

Cuando ya tienes la escritura de aceptación y adjudicación firmada y el Impuesto de Sucesiones liquidado, queda el último paso si la herencia incluye inmuebles: inscribirlos en el Registro de la Propiedad a nombre de los herederos. Ese paso no es opcional aunque mucha gente lo deja "para más adelante" y, créeme cuando te digo que esa demora siempre se paga.

Para inscribir, llevas al registro la copia autorizada de la escritura de aceptación y adjudicación, el justificante de pago o la autoliquidación del ISD, y el justificante de la plusvalía municipal o de su exención. El registrador comprueba que la cadena de titularidades está intacta (principio de tracto sucesivo), que la documentación es coherente y que los impuestos están al día. Si todo encaja, inscribe la transmisión y emite la nueva nota de inscripción.

La inscripción no es solo una formalidad burocrática. Es lo que te da la condición de tercero registral protegido, lo que te permite vender el inmueble, hipotecarlo o transmitirlo de cualquier forma. Mientras la finca siga inscrita a nombre del fallecido, tú eres dueño civilmente pero no apareces en el registro, y eso bloquea cualquier operación.

La documentación que pide el registro

El expediente registral exige la copia autorizada de la escritura de aceptación y adjudicación, no una simple copia informativa. Esa copia la entrega el notario y debe ser la primera copia (la "copia auténtica") o una copia posterior con efectos ejecutivos. Lleva siempre el original, no fotocopias, porque el registro no admite reproducciones.

Junto a la escritura, presentas el modelo 650 sellado por la administración tributaria autonómica, que acredita la presentación y, en su caso, el pago del ISD. En la Comunidad de Madrid el sello se obtiene de forma electrónica y el modelo se presenta también de forma telemática. En otras comunidades el procedimiento es similar, aunque los soportes y formularios cambian de nombre.

Pueden pedirte certificado de defunción, certificado de últimas voluntades, copia del testamento o del acta de declaración de herederos, certificado de empadronamiento si reclamas alguna bonificación por residencia, y cualquier documento adicional que el registrador estime necesario para acreditar la transmisión. Si la documentación es incompleta, el registrador suspende la inscripción y te concede un plazo para subsanar. Si dejas pasar ese plazo sin subsanar, el asiento caduca y vuelves a empezar.

El cierre del expediente: actos de última voluntad y seguros

En la fase final del expediente quedan dos cabos sueltos que mucha gente olvida y que, no atados, te traerán problemas más adelante. El primero es la verificación cruzada de los actos de última voluntad para asegurarte de que el testamento que has tramitado es efectivamente el último que el fallecido otorgó. El certificado de últimas voluntades inicial te orienta, pero conviene volver a comprobarlo si entre la apertura del expediente y el cierre han pasado meses, por si apareciera alguna disposición posterior.

El segundo cabo son los seguros de vida. Los seguros con cobertura de fallecimiento no forman parte del caudal hereditario en sentido estricto, sino que se pagan directamente al beneficiario designado en la póliza. Pero tributan en el ISD y, por tanto, hay que incluirlos en la autoliquidación. Para cobrarlos, el beneficiario lleva a la aseguradora el certificado de defunción, la póliza y el documento que acredita la condición de beneficiario. Si la póliza ha desaparecido o se traspapeló, el certificado de seguros con cobertura de fallecimiento es la prueba que necesitas.

Cuando el último inmueble está inscrito, el último impuesto pagado y el último seguro cobrado, el expediente sucesorio está cerrado. Y no antes. Ten en cuenta que dejar el expediente "casi terminado" durante años es una de las mayores fuentes de problemas en herencias antiguas: aparecen herederos que se mudan, certificados que caducan, registros que se desactualizan y plazos administrativos que se cumplen sin que nadie los vigile.

Por qué conviene contar con un abogado especialista en herencias

Llegados a este punto, déjame que te diga algo. Tramitar una herencia tú solo, leyendo guías por internet y consultando al notario los puntos dudosos, es perfectamente posible si la herencia es sencilla, los herederos están de acuerdo y no hay conflictos. Pero ese escenario, en mi experiencia, es minoritario.

Si no contratas a un fontanero para que te repase la instalación eléctrica, piensa si es buena opción contratar a un asesor genérico para que te tramite la herencia que decidirá el reparto del patrimonio familiar de varias generaciones. Los pobres siempre pagan dos veces, primero la barata y luego la que necesitan. Si solo te mueves por precio es posible que tengas tiempo en el futuro para arrepentirte.

En nuestro despacho contamos con abogados y abogadas especialistas en derecho sucesorio, fiscalidad de herencias y procedimientos de partición. Atendemos herencias en toda España, también herencias internacionales con bienes en el extranjero, y trabajamos tanto el expediente notarial como la planificación fiscal previa. Lo mejor que puedes hacer para resolver las dudas concretas de tu caso es pedir una cita con nuestros abogados especialistas. Recuerda que en nuestro despacho existe la posibilidad de hacer una cita telefónica o videocita, el precio es el mismo pero tiene la ventaja de darse con mayor rapidez y comodidad.

Recuerda que de lo que hagas ahora dependerán muchos años de tu vida. Si necesitas nuestros servicios estaremos encantados de poder atenderte ya que trabajamos en todo el territorio nacional.

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